Alfresco — это система для организации внутреннего портала компании

Система управления корпоративными информационными ресурсами и документооборотом Alfresco ECM — лидер рынка свободного ПО среди программ для организации электронного документооборота. Система имеет удобный русскоязычный веб-интерфейс, с помощью которого через защищенное соединение осуществляется доступ к общим документам из любой точки мира, что необходимо для организации эффективной совместной работы.

Alfresco ECM сочетает бесплатность и открытость СПО (свободного программного обеспечения) с возможностью покупки поддержки высокого уровня, что является важным фактором при выборе корпоративного программного обеспечения.

Система документооборота Alfresco, работающая по модели Open Source с открытым программным кодом, может быть индивидуально настроена для решения задач конкретной организации. При этом особым ее преимуществом является отсутствие лицензионных отчислений за владение системой. Другая ее особенность – полная кроссплатформенность – серверная и клиентская части могут работать под управлением различных операционных систем, таких как: MS Windows, Linux и т.д. Кроме того, Alfresco ECM обладает русскоязычным интерфейсом, а ее алгоритмы создания маршрутов документов и вся организационная структура максимально адаптирована под «русское» восприятие.

Alfresco позволяет организовать совместную работу сотрудников предоставляя следующие основные возможности:

• Совместная работа с документами. Документ хранится на сервере, а не на компьютере одного из сотрудников, при этом при каждом сохранении документа, сохраняется его новая версия, автор изменения и время. На сервере хранятся все версии документа, таким образом, всегда существует возможность посмотреть кто, что и когда изменил, а также вернуться к более ранним версиям.
• Совместная работа со статьями на внутреннем портале с использованием подхода Wiki. Wiki — это база знаний, состоящая из множества статей, имеющих ссылки друг на друга (как wikipedia.org).
• Ведение дискуссий. Дискуссии — это своего рода форум, где любой сотрудник может создать новое обсуждение, а остальные сотрудники смогут в нем участвовать, оставляя свои сообщения. Это очень удобно, когда необходимо, чтобы обсуждение было зафиксировано и в будущем была возможность найти информацию о том, кто какие мысли высказывал и каков был результат обсуждения. К примеру это может быть принятие решений в рамках команды или проекта.
• Ведение блогов.
• Организация документооборота. По умолчанию в системе существует только один «Процесс» для системы документооборота, а именно процесс принятия (одобрения) документов. Пример: Документ должен быть одобрен Директором, для этого после окончания работы над документом необходимо запустить «Процесс» принятия документа и указать лиц, которые должны его одобрить (в данном случае это Директор). После этого в списке задач Директора появится новая задача принятия документа, где у него будет две опции «Принять» и «Отказать». Кроме этого существует возможность создавать свои собственные «Процессы», но для этого требуется привлечение компании разработчика ПО (такой как ProfIT Labs например).
• Календарь событий. В календаре могут быть указаны события в компании или события в проекте, о которых необходимо знать определенному кругу лиц, например группе проекта или отделу.

Преимущества использования системы документооборота Alfresco:

• Доступ к документам можно получить из Microsoft Office, OpenOffice, корпоративного портала, доступного из любой точки мира.
• Высочайшая производительность: тесты показали среднюю скорость загрузки – 140 файлов в секунду. Всего было загружено 107 млн. файлов.
• В архитектуре Alfresco используются только открытые технологии, что упрощает работу над системой сторонним разработчикам.
• Неограниченное количество рабочих мест: работать в системе Alfresco могут все сотрудники заказчика и внешние контрагенты.
• Низкие требования к IT-ресурсам: возможность интеграции в любую IT-инфраструктуру организации;
• Широкая функциональность, возможность разработки дополнительных модулей;
• Отсутствие ограничений на количество рабочих мест;
• Наличие веб-доступа к Alfresco;
• Высокий уровень безопасности системы документооборота.
• Поддерживаются любые форматы файлов;
• Отсутствие лицензионных платежей;
• Простое решение, не требующее сложного и дорогостоящего внедрения;
• Легкое создание дополнительных модулей для расширения функциональности системы;

 Ключевые особенности Alfresco ECM:

• Система виртуальных “интеллектуальных” пространств для хранения и работы с данными. Работать с документами не сложнее, чем с общими ресурсами в локальной сети, но гораздо продуктивнее.
• Alfresco ECM является свободным программным продуктом. Исходные коды программы открыты, что позволяет изменять функциональность в зависимости от потребностей заказчика. В архитектуре Alfresco ECM используются только открытые технологии, что упрощает работу над системой сторонним разработчикам.
• Владение системой в варианте Community Edition не требует лицензионных отчислений (любое количество серверов и пользователей)‏.
• Предоставлены полные права заказчику на модификацию системы.
• Заказчикам предоставляются бесплатные обновления версий системы.
• Неограниченное количество рабочих мест: работать в системе Alfresco могут все сотрудники заказчика и внешние контрагенты.
• Кросс-платформенность. Система может быть установлена на сервер MS SQL или MySQL. Партнерами Alfresco являются производители ключевых свободных технологий с открытым исходным кодом – MySQL, SugarCRM, Novell, JBoss, Liferay - что позволяет обеспечить высокую степень интеграции платформы Alfresco с этими решениями.
• Открытая трехзвенная архитектура. Исходные коды программы открыты, что позволяет изменять функциональность в зависимости от потребностей заказчика. Полностью J2EE-приложение. Сервер приложений - JBoss, веб-сервер - Apache Tomcat.
• Интеграция. Система интегрируется в любую IT-инфраструктуру организации, поддерживает работу с любыми типами файлов, обладает возможностью гибкой настройки любых требуемых функций системы электронного документооборота, хранения/обмена файлами, веб-портала. Языки скриптов JavaScript и PHP позволяют легко создавать новые модули на основе имеющейся системы.
• Удобство работы для любого числа пользователей. Легкий доступ к системе из любых источников – офисный пакет, корпоративный портал, Web. Возможность доступа для внешних пользователей. Веб-ориентированность приложений позволяет добиться неограниченной масштабируемости и независимости от используемого на рабочем месте программного обеспечения.