Для начала хочется сказать несколько слов о том, зачем вообще нужны специализированные системы для работы с отчетностью. Несмотря на активный, местами даже агрессивный маркетинг разнообразных учетных информационных систем, уровень автоматизации учета в подавляющем большинстве компаний нашей страны, как это ни удивительно, крайне низок.

Бухгалтерский учет ведется, как правило, в 1С, управленческий учет или отсутствует вообще, или присутствует частично, в Excel. Часто используются различные дополнительные конфигурации 1С, заточенные как раз на управленческий учет, но они независимы друг от друга, и получается, что движение товаров мы учитываем в одной базе, движение денег – в другой, бухгалтерию – в третьей, кадровый учет – вообще в четвертой. Хорошо, если существуют процедуры импорта-экспорта оттуда сюда и обратно, но часто системы доработаны настолько, что стандартные выгрузки не работают. И данные перебиваются вручную. 

В результате для подготовки отчетности руководству компании несчастные сотрудники экономических отделов формируют кучу отчетов из разных баз, и сводят все это вручную в том же Excel. И получается, что данные по продажам у нас в одном Excel’е, бюджет и его исполнение – в другом, финансовые потоки – в третьем… и так далее. При этом и исполнители, и руководители считают такую ситуацию нормальной. Просто не знают, что бывает по-другому, и полагают такую систему получения информации достаточно надежной, оперативной и вообще, зачем заморачиваться, если все и так нормально работает? 

Вывод «нормально работает» не включает случаи ошибок, допущенных при ручном вводе и обработке данных; отсутствие возможности получить данные в случае болезни, отпуска или просто отсутствия на рабочем месте соответствующего сотрудника; аврал при увольнении этого сотрудника, так как только он знал, как правильно составить нужный отчет, и т.д., и т.п….  О степени контроля бизнеса  менеджментом и, тем более, собственниками компании в этом случае можно долго спорить. Но позволю себе заметить, что для западных компаний внедрение ERP и сопутствующих управленческих информационных систем часто являлось одной из стадий подготовки к выводу компании на биржу.  

Решение именно этих проблем  является основной задачей систем корпоративной отчетности (BI, Business Intelligence). Средствами выступают централизация источников отчетов, регламентация процедур составления и обработки отчетов и формализация алгоритмов составления отчетности. В результате, даже при использовании нескольких учетных систем (как в случае с 1С), можно получить всю необходимую информацию о деятельности компании 

• из одного источника
• с уверенностью, что экономический отдел ничего не напутал
• в большинстве случаев не привлекая к процессу составления отчета персонал компании

  Все эти проблемы известны и решаются приличным количеством существующих BI-систем крупнейших вендоров (Cognos, Oracle BI, SAP BI, MS Reporting Services, QluikView и т.п.). Есть только одна шероховатость в этих системах – вместе с внедрением, подпиской на обновления и обслуживанием стоят они столько, что даже крупнейшие корпорации вынуждены считать эти расходы инвестициями и, соответственно, думать об их эффективности.

Конечно трудно представить себе методику оценки эффективности подобных инвестиций. Как оценить выгоды компании от того, что управленческие решения принимаются теперь на основании достоверных и актуальных данных и потому стали более адекватными? От того, что такие решения принимаются гораздо быстрее, чем раньше? Загвоздка здесь в том, что это и не инвестиции вовсе, а текущие расходы, такие же, как расходы на офисную мебель, канцелярию и оргтехнику. Ведь не высчитывают же большинство компаний выгоду от покупки компьютеров и соответствующей оргтехники, очевидно, что без всего этого компания просто не сможет работать…

Что же может предложить в связи со всем этим случае Pentaho BI Suite? Особенно если учесть, что эта система распространяется бесплатно, клиент платит только за адаптацию системы и разработку отчетов и соответственно, в большинстве случаев нет нужды использовать термин «инвестиции»? Pentaho BI Suite может предложить довольно много. Больше, чем MS Reporting Services, и возможно, немого меньше, чем старшие товарищи – Cognos, SAP BI и т.п. Судите сами:

• доступ к системе через браузер
• интеграция данных из разных источников в одном отчете;
• «плоские» отчеты любой сложности и экспорт этих отчетов в Word, Excel, PDF, CSV;
• формирование отчетов по расписанию;
• многоступенчатые сценарии обработки данных;
• возможность доставки отчетов по почте, публикации в файловую систему, возможность интеграции с системами документооборота (ECM);
• многомерный анализ данных (OLAP);
• интерактивные контрольные панели;
• пользовательский конструктор отчетов;
• интеллектуальный анализ данных (кластеризация, выявление скрытых зависимостей и т.п.);
• автоматический мониторинг заданных параметров и оповещение пользователей при превышении порога;
• и т.п., учитывая открытый код, возможности системы практически не ограничены))